¿CUÁNTO TIEMPO DEBEMOS CONSERVAR LOS DATOS?

Según el nuevo Reglamento de Protección de Datos, el tiempo durante el que debemos conservar los datos oscila entre dos conceptos: el mínimo y el necesario.

Me explico. El mínimo para cumplir los fines del tratamiento, y el necesario para salvaguardar las garantías y cumplir con las normativas vigentes. Así, dependiendo de la materia que se trate variará este tiempo de conservación.

 

Veamos una muestra de algunos de los datos más usuales que podemos tratar:

1. DATOS SUJETOS A UNA RELACION CONTRACTUAL. El plazo de conservación mínimo es el de la relación contractual a que se refiera, o sea hasta el fin de la misma. Además, debe de extenderse al cumplimiento de obligaciones legales que lleva aparejadas, por ejemplo las fiscales, que será de cuatro años.
2. DATOS PROFESIONALES. Depende de cuales nos encontremos. A veces las empresas conservarán indefinidamente los mínimos datos necesarios para tener constancia de la vida laboral del trabajador. Sin embargo, en el caso de los curriculums, el plazo será el mínimo una vez realizada la selección de personal, y parece conveniente el plazo de un año posterior para salvaguardar posibles incidencias.
3. VIDEOVIGILANCIA. El plazo está acotado a un mes posterior a su emisión. Nos planteamos las excepciones de ser requeridos por Jueces o Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, en cuyo caso debemos conservarlas el tiempo necesario a su disposición.
4. DATOS CAPTADOS CON FINALIDADES COMERCIALES. No existe un límite de conservación, desde que se ha prestado el consentimiento
5. DISPOSICIONES ESPECIALES SOBRE DATOS MEDICOS: En este caso existe una normativa específica, la Ley 41/2002 , en su artículo 17.1, señala que los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. La normativa de Cataluña sin embargo amplia a 20 años este plazo.

Finalizamos reiterando el concepto de riesgo y mínima intervención, como pilares del nuevo reglamento para la conservación de los datos.

 

Jesús Medina Jaranay

Director Gerente Aucón Asesores, S.L.